Privacy Policy

Laatst bijgewerkt: 12 augustus 2026

1. Over deze privacyverklaring

Finest People vindt het belangrijk dat zorgvuldig en transparant wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, waar de gegevens vandaan komen, met wie wij ze kunnen delen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u:

onze website bezoekt;
contact met ons opneemt;
solliciteert of een kandidatenprofiel aanmaakt;
door ons wordt benaderd voor een functie, opdracht of zakelijke samenwerking;
zich inschrijft voor vacaturemeldingen of andere communicatie;
via ons bij een opdrachtgever werkt of wilt werken;
als gedetacheerde, werknemer, interim-professional, freelancer of zelfstandig ondernemer met ons samenwerkt;
klant, potentiële klant, leverancier, zakenpartner, referent of andere zakelijke contactpersoon bent.

Voor bepaalde diensten of verwerkingen kunnen wij aanvullende privacy-informatie verstrekken, bijvoorbeeld in een arbeidsovereenkomst, opdrachtovereenkomst, kandidatenportaal, assessmentomgeving of specifiek formulier. Die aanvullende informatie geldt naast deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren. Wanneer voor een verwerking toestemming nodig is, vragen wij die toestemming afzonderlijk, specifiek en op een duidelijke manier.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Binnen Finest People kunnen de volgende entiteiten persoonsgegevens verwerken:

Finest People Group B.V., KvK-nummer 98627333;
Finest People Recruitment B.V., KvK-nummer 98635468;
Finest People Contracts B.V., KvK-nummer 56737548.

Het gezamenlijke contactadres is:

Finest People
Leidseplein 1
1017 PR Amsterdam
Nederland

Welke entiteit verwerkingsverantwoordelijke is, hangt af van de dienst en de reden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt. In de regel geldt de volgende verdeling:

Finest People Recruitment B.V. is verantwoordelijk voor werving en selectie, executive search, recruitmentadvies, kandidatenbemiddeling en daarmee samenhangend relatiebeheer;
Finest People Contracts B.V. is verantwoordelijk voor detachering, de inzet van interim- en freelanceprofessionals, contractbeheer, urenregistratie, facturering en, voor zover van toepassing, werkgevers-, salaris- en payrollprocessen;
Finest People Group B.V. is verantwoordelijk voor centrale en groepsbrede activiteiten.

De entiteit die in een overeenkomst, aanbieding, vacature, e-mail, formulier of ander document wordt genoemd, is in beginsel de verantwoordelijke voor de daarbij behorende verwerking.

Wanneer twee of meer entiteiten gezamenlijk het doel en de middelen van een verwerking bepalen, kunnen zij gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn. Zij maken dan onderling afspraken over hun AVG-verantwoordelijkheden. U kunt uw privacyrechten altijd via het centrale contactpunt uitoefenen. Wij zorgen dat uw verzoek bij de juiste entiteit terechtkomt.

In bepaalde situaties verwerkt een Finest People-entiteit persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een klant. In dat geval is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en handelt Finest People als verwerker. De privacyverklaring van die klant kan dan eveneens van toepassing zijn.

3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van:

kandidaten, sollicitanten en professionals;
personen die wij rechtstreeks benaderen voor een functie of opdracht;
voormalige kandidaten en professionals;
werknemers, gedetacheerden, uitzendkrachten en andere personen die via Finest People werken;
freelancers, zelfstandigen en vertegenwoordigers van hun onderneming;
contactpersonen bij klanten en potentiële klanten;
contactpersonen bij leveranciers, partners en andere zakelijke relaties;
referenten en personen die een kandidaat aanbevelen;
bezoekers van onze website, ons kantoor of evenementen;
personen die een vraag, klacht, melding of verzoek bij ons indienen;
andere personen die voorkomen in documenten of communicatie die wij rechtmatig ontvangen.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van uw relatie met Finest People en de diensten waarvan u gebruikmaakt. Wij kunnen daarbij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

identificatie- en contactgegevens, zoals naam, contactgegevens en, wanneer noodzakelijk, gegevens waarmee wij uw identiteit of bevoegdheid om te werken kunnen vaststellen;
professionele en loopbaangegevens, zoals werkervaring, opleiding, vaardigheden, cv, functievoorkeuren, beschikbaarheid en informatie uit professionele profielen;
sollicitatie- en selectiegegevens, zoals correspondentie, gespreksnotities, beoordelingen, referenties en resultaten van eventuele assessments;
contractuele, financiële en administratieve gegevens, zoals gegevens die nodig zijn voor overeenkomsten, salaris- of tariefbetalingen, facturering, urenregistratie en de financiële administratie;
gegevens over opdrachten en werkzaamheden, voor zover noodzakelijk voor plaatsing, begeleiding, contractbeheer en de uitvoering van werkzaamheden;
zakelijke en communicatiegegevens, waaronder gegevens van klanten, opdrachtgevers, leveranciers en andere zakelijke relaties en de communicatie die wij met hen voeren;
technische en gebruiksgegevens, zoals gegevens over het gebruik van onze website, apparaten, cookies en beveiligingslogs.

In bijzondere gevallen kunnen wij ook bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens verwerken. Dit doen wij uitsluitend wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

5. Waar komen de persoonsgegevens vandaan?

Wij kunnen persoonsgegevens verkrijgen:

rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via een formulier, sollicitatie, gesprek, e-mail of overeenkomst;
van een klant, opdrachtgever, werkgever of zakelijke relatie;
van een persoon die u bij ons aanbeveelt;
van een door u opgegeven referent;
van vacaturesites, cv-databases en recruitmentplatformen waartoe wij rechtmatig toegang hebben;
uit openbare professionele bronnen, zoals LinkedIn, bedrijfswebsites, portfolio’s en openbare registers;
van screening-, assessment- of verificatieleveranciers;
van overheidsinstanties of bevoegde registers, wanneer dit wettelijk is toegestaan;
uit informatie die ontstaat tijdens een sollicitatie, opdracht, dienstverband of zakelijke samenwerking.

6. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van uw relatie met Finest People kunnen wij persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

recruitment en bemiddeling: om kandidaten en professionals te vinden, te beoordelen, te benaderen en te matchen met vacatures of opdrachten;
uitvoering van overeenkomsten: voor plaatsingen, detachering, interim- en freelanceopdrachten, contractbeheer, betalingen, facturering en andere administratieve werkzaamheden;
klant- en relatiebeheer: om contact te onderhouden met klanten, opdrachtgevers, leveranciers, kandidaten en andere zakelijke relaties;
marketing en communicatie: om relevante vacatures, diensten, nieuws en andere communicatie te versturen, voor zover dit wettelijk is toegestaan;
website en dienstverlening: om onze website, systemen en dienstverlening te laten functioneren, beveiligen, analyseren en verbeteren;
wettelijke en juridische verplichtingen: om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving en om onze rechten en die van anderen te beschermen;
interne bedrijfsvoering: voor administratie, kwaliteitsbewaking, rapportages, beveiliging, fraudepreventie en verbetering van onze organisatie.

Wij baseren deze verwerkingen, afhankelijk van de situatie, op één of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:

uw toestemming;
het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst;
het voldoen aan een wettelijke verplichting;
een gerechtvaardigd belang van Finest People of een derde, voor zover uw privacybelangen niet zwaarder wegen.

7. Gerechtvaardigde belangen

Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, kan dit onder andere bestaan uit:

het aanbieden en verbeteren van recruitment- en bemiddelingsdiensten;
het vinden en benaderen van passende professionals;
het onderhouden van zakelijke relaties;
het beveiligen van gegevens en systemen;
het voorkomen en onderzoeken van fraude en misbruik;
het beheren en verbeteren van onze organisatie;
het onderbouwen of verdedigen van juridische aanspraken.

Vooraf beoordelen wij of het belang noodzakelijk en proportioneel is en of uw rechten en belangen niet zwaarder wegen. U kunt bezwaar maken tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd.

8. Hoe gaan wij om met kandidaat- en sollicitatiegegevens?

Wij kunnen uw gegevens gebruiken voor één specifieke vacature of opdracht, maar ook voor bredere recruitment- en bemiddelingsdiensten.

Voordat wij een herkenbaar profiel of cv aan een specifieke klant of opdrachtgever verstrekken, informeren wij u in beginsel over de organisatie en de betreffende mogelijkheid. Wij vragen doorgaans uw akkoord voordat wij u herkenbaar introduceren. In een oriënterende fase kunnen wij een geanonimiseerd of beperkt profiel bespreken.

Een klant of opdrachtgever die uw gegevens ontvangt, wordt doorgaans zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor het eigen selectieproces. Die organisatie moet uw gegevens verwerken volgens haar eigen privacyverplichtingen.

Wij kunnen professionele informatie uit openbare bronnen raadplegen wanneer deze relevant is voor een functie of opdracht. Informatie uit een privécontext gebruiken wij niet zonder geldige reden. Wanneer informatie uit een online screening bij een beslissing wordt betrokken, krijgt u waar passend de gelegenheid om die informatie toe te lichten of te corrigeren.

Wij vragen referenten alleen om informatie die relevant is voor de functie of opdracht.

9. Detachering, interim, freelance en werkgeversprocessen

Wanneer u via Finest People werkt, kunnen aanvullende gegevens nodig zijn voor contractbeheer, betaling, wettelijke controles en begeleiding.

Dit kan onder andere gaan om:

identiteits- en werkvergunningsgegevens;
burgerservicenummer en loonheffingsgegevens;
bankgegevens;
salaris, tarief en vergoedingen;
pensioen- en verzekeringsgegevens;
uren, verlof en declaraties;
gegevens over de opdracht en werklocatie;
evaluaties en werkgerelateerde incidenten;
informatie die nodig is voor arbeidsomstandigheden, begeleiding en re-integratie.

Wij delen deze gegevens waar nodig met de opdrachtgever, salarisverwerker, bank, pensioenuitvoerder, verzekeraar, arbodienst, bedrijfsarts, accountant en bevoegde overheidsinstanties.

Medische dossiers worden niet door Finest People beheerd, maar door een daartoe bevoegde bedrijfsarts of arbodienst. Finest People ontvangt alleen de informatie die een werkgever volgens de wet mag ontvangen, zoals informatie over inzetbaarheid, verwachte duur van afwezigheid en mogelijke werkaanpassingen. Wij vragen en registreren in beginsel geen diagnose.

Van freelancers en zelfstandigen kunnen wij daarnaast bedrijfs-, btw-, KvK-, verzekerings-, factuur- en contractgegevens verwerken. Wij kunnen gegevens controleren die nodig zijn om de arbeidsrelatie, fiscale positie, bevoegdheid en naleving van contractuele of wettelijke voorwaarden te beoordelen.

10. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën om de website goed te laten functioneren, het gebruik ervan te analyseren en, wanneer u daarvoor toestemming geeft, voor personalisatie- en marketingdoeleinden.

Voor cookies en vergelijkbare technologieën waarvoor wettelijk toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf. U kunt uw keuzes op ieder moment wijzigen of uw toestemming intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Meer informatie over de gebruikte cookies, doeleinden, leveranciers en bewaartermijnen vindt u in onze cookie-instellingen.

11. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk, delen met:

klanten, opdrachtgevers en potentiële werkgevers;
kandidaten en professionals, wanneer zakelijke contactinformatie nodig is voor een procedure of samenwerking;
leveranciers van ATS-, CRM- en recruitmentsoftware;
hosting-, cloud-, IT- en informatiebeveiligingsleveranciers;
e-mail-, telefonie-, videovergader- en communicatiediensten;
leveranciers van elektronische handtekeningen en documentbeheer;
assessment-, screening-, referentie- en identiteitsverificatiediensten;
salarisverwerkers, accountants en financiële dienstverleners;
banken en betaaldienstverleners;
pensioenuitvoerders en verzekeraars;
arbodiensten en bedrijfsartsen;
marketing- en analyseleveranciers, voor zover de verwerking is toegestaan;
juridische, fiscale en andere professionele adviseurs;
auditors, certificerende instellingen en toezichthouders;
de Belastingdienst, het UWV, rechterlijke instanties, opsporingsdiensten en andere bevoegde autoriteiten;
partijen die betrokken zijn bij een mogelijke fusie, overname, financiering of bedrijfsoverdracht.

Ontvangers van persoonsgegevens zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze voorkeur is om persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Sommige software-, cloud-, communicatie- of andere dienstverleners kunnen persoonsgegevens echter verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer een land volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau biedt, kunnen wij ons op dat adequaatheidsbesluit baseren.

In andere gevallen gebruiken wij een wettelijk toegestane doorgiftemethode, zoals door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Waar nodig beoordelen wij aanvullende risico’s en treffen wij aanvullende technische, contractuele of organisatorische maatregelen.

13. Geautomatiseerde hulpmiddelen en profilering

Voor zover wij geautomatiseerde of AI-ondersteunde hulpmiddelen gebruiken, kunnen deze helpen bij:

het zoeken in kandidatenprofielen;
het structureren, samenvatten of categoriseren van informatie;
het herkennen van mogelijke overeenkomsten tussen een profiel en een vacature;
het verwijderen van dubbele gegevens;
het ondersteunen van planning, communicatie en administratie;
het signaleren van onvolledige of verouderde informatie.

De uitkomst van een hulpmiddel wordt niet zonder meer als juist beschouwd. Medewerkers blijven verantwoordelijk voor de beoordeling van relevante informatie en voor uiteindelijke recruitment- en contractbeslissingen.

Wij nemen in beginsel geen beslissingen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor u hebben.

14. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij gegevens langer moeten of mogen bewaren op grond van de wet of vanwege een gerechtvaardigd belang.

Bij het bepalen van de bewaartermijn houden wij onder andere rekening met:

het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld;
de duur van onze relatie met de betreffende persoon of organisatie;
de aard en gevoeligheid van de gegevens;
toepasselijke wettelijke bewaarplichten;
de noodzaak om onze rechten of die van anderen te kunnen uitoefenen of beschermen.

Gegevens die worden verwerkt in het kader van recruitment en bemiddeling bewaren wij zolang deze relevant zijn voor een lopende procedure of actieve bemiddelingsrelatie.

Gegevens die wij gebruiken voor marketing bewaren wij totdat u zich afmeldt, uw toestemming intrekt of wij vaststellen dat de gegevens niet langer relevant zijn. Wij kunnen een beperkte registratie bewaren om ervoor te zorgen dat een afmelding of bezwaar ook in de toekomst wordt gerespecteerd.

Gegevens over klachten, incidenten en juridische geschillen kunnen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling daarvan en gedurende toepasselijke wettelijke verjarings- of bewaartermijnen.

15. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens, de verwerking en de mogelijke risico’s.

Afhankelijk van de verwerking kunnen deze maatregelen bestaan uit:

autorisaties op basis van functie en noodzaak;
sterke authenticatie en toegangsbeveiliging;
logging en controle van systeemgebruik;
versleuteling tijdens verzending en, waar passend, tijdens opslag;
beveiligde back-ups en herstelprocedures;
geheimhoudingsverplichtingen;
beveiligings- en privacy-instructies voor medewerkers;
beoordeling van leveranciers;
verwerkersovereenkomsten en beveiligingsafspraken.

Geen enkele methode van gegevensoverdracht of opslag is volledig zonder risico.

16. Welke privacyrechten heeft u?

Afhankelijk van de situatie heeft u de volgende rechten:

Inzage

U kunt vragen welke persoonsgegevens wij over u verwerken en een kopie van die gegevens ontvangen.

Rectificatie

U kunt feitelijk onjuiste of onvolledige persoonsgegevens laten corrigeren of aanvullen.

Verwijdering

U kunt vragen persoonsgegevens te verwijderen wanneer deze niet meer nodig zijn of onrechtmatig worden verwerkt.

Dit recht is niet absoluut. Wij kunnen bepaalde gegevens bijvoorbeeld moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of juridische aanspraak.

Beperking van de verwerking

U kunt in bepaalde situaties vragen de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van gegevens betwist.

Bezwaar

U kunt vanwege uw persoonlijke situatie bezwaar maken tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd.

Tegen het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken. Na een dergelijk bezwaar gebruiken wij uw gegevens niet meer voor dat doel.

Gegevensoverdraagbaarheid

Wanneer de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt en gebaseerd is op toestemming of een overeenkomst, kunt u onder voorwaarden vragen de door u verstrekte gegevens in een gangbaar digitaal formaat te ontvangen of aan een andere organisatie over te dragen.

Toestemming intrekken

Wanneer wij gegevens op basis van toestemming verwerken, kunt u die toestemming altijd intrekken. De intrekking heeft geen terugwerkende kracht en maakt eerder rechtmatig uitgevoerde verwerkingen niet onrechtmatig.

Rechten bij geautomatiseerde besluitvorming

Wanneer sprake is van een uitsluitend geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen, kunt u onder andere vragen om menselijke tussenkomst en de beslissing betwisten.

17. Hoe kunt u een privacyverzoek indienen?

U kunt een verzoek of vraag sturen naar:

E-mail: avg@finestpeople.nl
Postadres: Finest People, t.a.v. privacy, Leidseplein 1, 1017 PR Amsterdam
Telefoon: 020 8200 676

Vermeld bij uw verzoek voldoende informatie om te kunnen bepalen op welke gegevens en welke Finest People-entiteit uw verzoek betrekking heeft.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij vragen niet meer identificatiegegevens dan noodzakelijk. Stuur niet uit eigen beweging een onbewerkte kopie van uw identiteitsbewijs per gewone e-mail.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of een groot aantal gelijktijdige verzoeken kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u binnen de eerste maand wanneer een verlenging nodig is.

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij een verzoek gemotiveerd weigeren of een redelijke vergoeding vragen, bijvoorbeeld wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

18. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via avg@finestpeople.nl. Wij proberen de klacht zorgvuldig op te lossen.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, wanneer u in een ander land van de Europese Economische Ruimte woont of werkt, bij de bevoegde privacytoezichthouder in dat land.

19. Moet u persoonsgegevens verstrekken?

Het verstrekken van persoonsgegevens is meestal vrijwillig. Zonder bepaalde gegevens kunnen wij een vraag, sollicitatie of bemiddelingsverzoek echter niet behandelen.

Wanneer wij een overeenkomst met u aangaan of wanneer u via ons gaat werken, zijn bepaalde gegevens noodzakelijk om:

de overeenkomst uit te voeren;
uw identiteit en recht om te werken vast te stellen;
salaris of facturen te betalen;
fiscale en andere wettelijke verplichtingen na te komen.

Wanneer u noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan dit betekenen dat wij geen overeenkomst kunnen sluiten, geen plaatsing kunnen uitvoeren of geen betaling kunnen verwerken.

Niet-noodzakelijke cookies en marketingcommunicatie zijn niet verplicht. Het weigeren of intrekken van toestemming daarvoor heeft geen gevolgen voor uw mogelijkheid om gebruik te maken van onze recruitment- en bemiddelingsdiensten.

20. Externe websites en platformen

Onze website en communicatie kunnen verwijzen naar externe websites, vacaturesites, sociale media of andere platformen. Finest People is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze externe partijen persoonsgegevens verwerken wanneer zij zelfstandig bepalen wat zij met de gegevens doen.

Wij adviseren u de privacyverklaring van de betreffende externe partij te raadplegen.

21. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, organisatie, systemen of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokken personen waar dit passend of wettelijk vereist is.